Azaz-Azaz Organisasi

            Organisasi yang baik, efektif, efisien serta sesuai dengan kebutuhan, harus didasarkan pada asas, beberapa azas dalam organisasi adalah sebagai berikut :

1. Azas Tujuan Organisasi (Principle of organizational objectives)

Tujuan organisasi harus jelas dan rasional; apakah bertujuan untuk mendapatkan laba ataukah untuk memberikan pelayanan. Hal ini merupakan bagian penting dalam menentukan struktur organisasi.

2. Azas Kesatuan Tujuan (Principle of unity of objective)

Suatu organisasi harus ada kesatuan yang ingin dicapai. Organisasi secara keseluruhan dan tiap-tiap bagiannya harus berusaha untuk mencapai tujuan tersebut.organisasi akan kacau bila tidak memiliki kesatuan tujuan.

3. Azas Kesatuan Perintah (Principle of unity of command)

Setiap bawahan menerima perintah ataupun memberikan pertanggungjawaban hanya kepada satu orang atasan, namun seorang atasan dapat memerintah beberapa orang bawahan.

4. Azas Rentang Kendali (Principel of the span of management)

Seorang manajer hanya dapat memimpin secara efektif sejumlah bawahan tertentu, misalnya 3 sampai 9 orang. Jumlah bawahan ini tergantung kecakapan dan kemampuan manajer bersangkutan.

5. Azas Pendelegasian Wewenang (Principle of delegation of authority)

Hendaknya pendelegasian wewenang dari seorang atau sekelompok orang kepada orang lain jelas dan efektif sehingga seorang manajer mengetahui wewenangnya.

6. Azas Keseimbangan Wewenang Dan Tanggung Jawab (Principle of parity of authority and responsibility)

Wewenang dan tanggung jawab harus seimbang. Wewenang yang didelegasikan dengan tanggung jawab yang timbul harus sama besarnya, hendaknya wewenang yang didelegasikan tidak meminta pertanggungjawaban yang lebih besar dari wewenang itu sendiri ataupun sebaliknya.

7. Azas Tanggung Jawab (Principle of responsibility)

Pertanggungjawaban dari bawahan terhadap atasan harus sesuai dengan garis wewenang (line authority) dan pelimpahan wewenang. Dengan kata lain, seseorang hanya akan bertanggung jawab kepada orang yang melimpahkan wewenang tersebut.

8. Azas Pembagian Kerja (Principle of departmentation)

Pengelompokan tugas-tugas, pekerjaan atau kegiatan-kegiatan yang sama ke dalam satu unit kerja hendaknya didasarkan atas eratnya hubungan pekerjaan tersebut.

9. Azas Penempatan Personalia (Principle of personnel placement).

Penempatan orang-orang pada setiap jabatan harus didasarkan atas kecapakan, keahlian dan keterampilannya (the right man, in the right job) : mismanagement penempatan harus dihindarkan. Efektivitas organisasi yang optimal memerlukan penempatan karyawan yang tepat. Untuk itu harus dilakukan seleksi yang objektif dan berpedoman atas job specification dari jabatan yang akan diisinya.

10. Azas Jenjang Berangkai (Principle of scalar chain)

Saluran perintah atau wewenang dari atas ke bawah harus merupakan mata rantai vertical yang jelas dan tidak terputus-putus serta menempuh jarak terpendek., jelas dan menempuh jarak terpendeknya. Hal ini penting, karena dasar organisaasi yang fundamental adalah rangkaian wewenang dari atas ke bawah.

11. Azas efisiensi (Principle of efficiency)

Suatu organisasi dalam mencapai tujuannya harus dapat mencapai hasil yang optimal dengan pengorbanan yang minimal.

12. Azas Kesinambungan (Principle of continuity)

Organisasi harus mengusahakan cara-cara untuk menjamin kelangsungan hidupnya.

13. Azas Koordinasi (Principle of coordination)

Merupakan rangkaian dari asas-asas organisasi lainnya. Koordinasi dimaksudkan untuk mensinkronkan dan mengintegrasikan segala tindakan, supaya terarah pada sasaran yang ingin dicapai.

Menurut para ahli

A. Menurut alford dan Russel

1.      Situation Analysis. (Analisis Situasi) yang mana terdiri dari SWOT Analysis, PEST Analysis, Marketing Mix(bauran kebijakan) dan Competitive Position (posisi persaingan).

2.      Objectives. (obyektif) Kemana kita akan pergi (Where do we want to go)? Terdiri dari : Ashridge Mission Model, 5 P’s Model, SMART.

3.      Strategy(strategi). Bagiamana kita mendapatkanya (How are we going to get there)? Terdiri dari : Market Segmentation (sekmentasi pasar) dan Positioning.

4.      Tactics (taktik). Yang lebih detail dari strategi. Berupa Tools (alat) dan Komunikasi (Communication).

5.      .Actions (aksi) . Implementasi, pengambilan perencanaan kerja dalam Action Plan (perncanaan aksi) . Terdiri dari RACI Model, CSFs dan, KPIs

6.      Control(pengawasan). Track progress melalui pengukuran (measuring), pengawasan (monitoring), pengecekan (reviewing), penempatan (updating and modifying). Terdiri dari Kinerja manajemen (Performance Management) dan Blanced Scorecard.
Keunikan metode SOSTAC adalah sederhana (simplicity). Pendekatan adalah memenuhi tahapan secara bersama-sama dalam menciptakan perencanaan pemasaran (marketing plan). Terdiri dari 5 C’s of Marketing Strategy (strategi pemasaran 5C), Feasibility Study (studi kelayakan), VMOST dan Customer Relationship Management (manajemen hubungan dengan pamilih).

B. Menurut Henry G Hodges

Fungsi Organisasi dan Metode :

1.      Merencanakan, menyusun, menilai / mengembangkan pola pokok /        struktur organisasi.

2.      Mengarahkan dan menyelenggarakan policy dan taktik organisasi

3.      Mendayagunakan tenaga kerja dengan menetapkan orang-orang yang tepat melalui klasifikasi jabatan, uraian jabatan, analisa pada jabatannya pekerjaan dan evaluasi pekerjaan yang setepat-tepatnya.

4.      Membantu top manajer dalam merencanakan, menyusun dan menyempurnakan prosedur kerja dan tata kerja

5.      Membantu top manajer dalam melaksanakan visualisasi rencana kerja, program kerja dan penjadwalannya

6.      Membantu top manajer dalam menemukan pola pokok dan sistem pengumpulan , penyusunan, penyimpanan, dan pemeliharaan serta penetapan jangka waktu atas pemusnahan data, dokumen dan informasi yang amat penting

7.      Merencanakan pembuatan dan penggunaan formulir dalam rangka standarisasi tata kerja

8.      Membantu top manajer dalam menyusun buku-buku pedoman kerja

9.       Mengevaluasi sistem laporan dan pelaksanaan program kerja

10.  Memelihara hubungan kerjasama antar unit

11.  Melakukan pengawasan atas pelaksanaan intruksi pimpinan

12.  Mempercepat dan mempertepat dalam proses pengambilan keputusan

13.  Staf O&M membantu dan membebaskan top manajer dari tugas-tugas yang rutin dan teknis

Struktur Organisasi

            Didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal organisasi diolah. Struktur ini terdiri dari unsur spesialisasi kerja, standarisasi, koordinasi, sentralisasi atau desentralisasi dalam pembuatan keputusan dan ukuran satuan kerja.

Faktor-faktor yang menentukan perancangan struktur organisasi adalah :

1.      Strategi organisasi pencapaian tujuan.

2.      Perbedaan teknologi yang digunakan untuk memproduksi output akan membedakan bentuk struktur organisasi.

3.      Kemampuan dan cara berpikir para anggota serta kebutuhan mereka juga lingkungan sekitarnya perlu dipertimbangkan dalam penyusunan struktur perusahaan.

4.      Besarnya organisasi dan satuan kerjanya mempengaruhi struktur organisasi.

C. Menurut Richard. N . Owen

·         Mendorong seorang pimpinan mulai dari tingkatan paling atas seperti top manajemen sampai pada bawahan untuk dapat berpikir secara sistematis.

·         Membantu pemimpin dalam melaksanakan koordinasi.

·         Mendorong pemimpin atas untuk menampilkan garis-garis besar haluan organisasi demi tercapainya tujuan.

·         Membantu pelaksanaan pengawasan terhadap perkembangan dari apa yang direncanakan.

·         Membantu pemimpin dalam menghadapi perkembangan di masa yang akan datang.

·         Membantu terciptanya gambaran dan hubungan pertanggungjawaban dari masing-masingbagian organisasi

D. Menurut Stanley Vance

1. Menciptakan lingkungan kerja yang produktif

2. Mendelegasikan pekerjaan

3. Membuat keputusan dan mengatasi masalah

4. Berkomunikasi secara efektif di tempat kerja

5. Membina hubungan kerja yang baik

6. Membuat perencanaan yang selaras dengan kehendak Allah

7. Menghindari perangkap tradisi

8. Mengelola waktu

9. Membuat evaluasi kerja yang berguna

E. Menurut franklin G More

o   Forecasting (ramalan) yaitu kegiatan meramalkan, memproyeksikan terhadap kemungkinan yang akan terjadi bila sesuatu dikerjakan.

o   Planning (perencanaan) yaitu penentuan serangkaian tindakan dan kegiatan untuk mencapai hasil yang diharapkan.

o   Organizing (organisasi) yaitu pengelompokan kegiatan untuk mencapai tujuan, temasuk dalam hal ini penetapan susunan organisasi, tugas dan fungsinya.

o   Staffing atau Assembling Resources (penyusunan personalia) yaitu penyusunan personalia sejak dari penarikan tenaga kerja baru. latihan dan pengembangan sampai dengan usaha agar setiap petugas memberi daya guna maksimal pada organisasi.

o   Directing atau Commanding (pengarah atau mengkomando) yaitu usaha memberi bimbingan saran-saran dan perintah dalam pelaksanaan tugas masing-masing bawahan (delegasi wewenang) untuk dilaksanakan dengan baik dan benar sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan.

o   Leading yaitu pekerjaan manajer untuk meminta orang lain agar bertindak sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan.

o   Coordinating (koordinasi) yaitu menyelaraskan tugas atau pekerjaan agar tidak terjadi kekacauan dan saling melempar tanggung jawab dengan jalan menghubungkan, menyatu-padukan dan menyelaraskan pekerjaan bawahan.

o   Motivating (motivasi) yaitu pemberian semangat, inspirasi dan dorongan kepada bawahan agar mengerjakan kegiatan yang telah ditetapkan secara sukarela

o   Controlling (pengawasan) yaitu penemuan dan penerapan cara dan peralatan untuk menjamin bahwa rencana telah dilaksanakan sesuai dengan tujuan.

o   Reporting (pelaporan) yaitu penyampaian hasil kegiatan baik secara tertulis maupun lisan.
Proses pelaksanaan kegiatan manajemen, maka fungsi manajemen yaitu perencanaan, pengorganisasian, penyusunan, pengarahan, dan pengawasan. Ini adalah fungsi-fungsi ke dalam perusahaan, sedang fungsi manajer ke luar perusahaan adalah :

F. Menurut Louis A. Allen

1.      Forecasting yaitu memperkirakan pekerjaan-pekerjaan yang akan dilakukan pada saat yang akan datang yang akan dilakukan oleh manajer. Kegiatan yang dilakukan oleh manajer ini atas dasar sistematisasi dan kontinitas pekerjaan serta berdasarkan dimana ia bekerja.

2.       Establising objectives yaitu menentukan tujuan akhir yang akan dicapai dari apa yang telah direncanakan keseluruhannya baik tujuan tiap pekerjaan maupun tujuan globalnya.

3.      Programming yaitu dibuat suatu program yang terdiri dari serangkaian tindakan kegiatan untuk mencapai tujuan tertentu berdasarkan pada prioritas pelaksanaan.

4.      Sceduling yaitu membuat jadwal pekerjaan sehingga dapat diselesaikan tepat pada waktunya.

5.      Budgeting yaitu penyusunan anggaran untuk mengalikasikan sumber-sumber yang ada atas dasar efisiensi dan efektifitas, anggaran belanja ini dinyatakan dalam bentuk uang.

6.      Developing prosedur yaitu menentukan cara yang tepat dalam penyelenggaraan pekerjaan di dalam rangka adanya efisiensi, efektivitas dan keseragaman pekerjaan.

7.      Establising dan interpreting policy yaitu manajer harus dapat menafsirkan kebijakan yang akan diambil agar terjamin dalam keselarasan dan keseragaman kegiatan serta tindakan yang akan dilakukan.